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Grands Parcs, Peut-on s’en inspirer ?

jeudi 6 septembre 2018, par GUILLAUME ROUL

Gérer un parc est moins une question de taille de société que de taille de flotte et d’usage des véhicules. Mais que vous soyez une micro entreprise avec une ou deux voiture ou une grande PME avec une véritable flotte, vous cherchez tous à optimiser votre parc. Même si toutes leurs solutions ne sont pas transposables, nous avons décidé pour ce dossier d’interroger des gestionnaires de très grands parcs dont vous pourrez vous inspirer.


La gestion de flotte, regroupe tous les services qui touchent à l’utilisation de votre véhicule. Sous ce nom « fourre tout » se cachent aussi bien des outils financiers et techniques (gestion de l’entretien, du carburant...) que d’autres plus spécifiques qui doivent vous aider à optimiser l’utilisation de vos véhicules jusqu’à permettre, grâce aux outils de géolocalisation, de mieux gérer les comportements de vos conducteurs sur le terrain.

Optimiser la gestion et la maintenance de leur parc ou ceux de leurs clients et par extension la gestion des conducteurs est l’obsession des gestionnaires de grandes flottes. Mais dans des entreprises plus modestes ce rôle peut-être dévolu, en sus d’une autre activité, à un collaborateur qui n’aura pas toujours, le temps, les moyens ou la formation pour faire aussi bien.

Externaliser ou non ?

Vous pouvez donc gérer vous-même votre parc ou confier cette gestion à des sociétés qui vous proposeront des outils de « fleet management  » et vous aideront simplement à optimiser votre propre travail. Elles peuvent se charger eux-mêmes de cette activité pour vous ou même prendre tout en main de A à Z. La première question qui se pose à vous est donc celle de l’externalisation, celle des services et celle de la flotte.

Depuis des années, les grandes flottes se sont tournées majoritairement vers la Location Longue Durée (LLD). Il s’agit généralement pour elles d’un choix de confort. En confiant leurs parcs et des services associés à un prestataire extérieur, elles peuvent consacrer toutes les forces vives de la société à leur cœur de métier. Mais il s’agit surtout d’un choix financier, la LLD permet aux gestionnaires de parc de maîtriser le TCO (coût global de possession) de leurs véhicules. Pourtant jusqu’ici les TPE et même de nombreuses PME restaient insensibles aux charmes de ce mode d’acquisition.

Pour Christophe Martinet, Directeur Commercial & Marketing chez véhiposte, la question du bien fondé ou non d’une externalisation dépend de la maîtrise qu’à l’entreprise sur la gestion de sa flotte. Le groupe Bemobi qui réunit désormais les trois filiales de La Poste que sont Greenovia, Véhiposte et Mobigreen est d’ailleurs de ce point de vue un exemple intéressant puisqu’il est né justement d’un refus d’externaliser la gestion d’un parc gigantesque qui est non seulement le plus grand de France mais possède aussi la plus grande flotte de véhicules électriques au monde. Les véhicules étant un outil indispensable au cœur du métier de la Poste, pour optimiser leur gestion, il semblait raisonnable d’administrer et optimiser les coûts en interne, jusqu’à créer une filiale de LLD et des outils de gestion maison. De fil en aiguille, l’expertise interne s’est tournée vers l’extérieur et Bemobi accompagne désormais 600 entreprises.

Mais ce qui est vrai pour une entreprise de cette taille ne l’est pas forcément pour des modèles plus petits. Le degré d’externalisation le plus fort se situe entre 10 et 80 voitures. Avec ces volumes, il faut déjà beaucoup de travail pour maîtriser tous les coûts mais ils ne sont généralement pas suffisamment importants pour qu’il soit intéressant d’intégrer à l’entreprise quelqu’un de très pointu sur la question. En théorie, tout dépend donc du temps qu’on passe dans l’entreprise à gérer ses voitures et d’un choix entre l’optimisation au centime et un gain souplesse.
Avant de développer l’outil tout compris et qui a la préférence de la plupart des grandes flotte, la LLD, nous allons dresser un panorama des outils que vous pouvez déléguer tout en gardant la main sur votre parc.

Les contrats de maintenance.

Pour simplifier votre gestion automobile, vous pouvez n’externaliser que des services relativement basiques en optant pour une carte carburant par exemple. Ces cartes permettent un suivi précis des consommations et contribuent à optimiser votre gestion en centralisant la facturation. Paramétrables, elles intègrent de plus en plus de services liés à la mobilité.

La solution la plus classique (non exclusive de la précédente) et qui vous a forcément été proposée est le contrat d’entretien. Ce type de contrat est évidemment supposé vous aider à conserver vos véhicules en état mais surtout à mieux maîtriser votre budget et éventuellement à faire des économies. Ces contrats, qu’ils soient passés avec un constructeur ou un centre auto, ne font pas office de gestionnaire de flotte. Toutefois, au-delà de solutions techniques, votre prestataire devrait vous apporter un réel plus en termes de gestion. En règle générale, ces contrats incluent la maintenance telle qu’elle est préconisée par le constructeur, le remplacement de certaines pièces usées et l’extension de la garantie. Proposés dans un premier temps par les constructeurs eux-mêmes, ils en gardaient l’exclusivité au moins pendant la durée de leur garantie en la suspendant si l’entretien était réalisé ailleurs. Mais l’Europe assimilant cette pratique à de la concurrence déloyale, le marché s’est ouvert et les grandes enseignes d’entretien se sont engouffrées dans la brèche. Même pendant la période de garantie, vous pouvez donc mettre les constructeurs en concurrence avec les centres auto agréés.

Ces contrats de maintenance s’adressent à toutes les entreprises. Mais en fonction de la taille de votre parc et de sa répartition géographique, vous aurez plus ou moins besoin d’un réseau national au maillage serré. Attention, le diable se cache dans les détails. Tous le contrats se ressemblent mais certains peuvent exclure le remplacement des pièces d’usure, d’autres ne pas prendre en compte les frais de maintenance courants. Les pneumatiques sont souvent à part, l’entretien de la climatisation n’est pas toujours prévu, etc. Soyez aussi attentifs aux horaires d’ouverture des ateliers, la plupart des enseignes vous accueillent six jours sur sept, ça peut compter. Vérifiez aussi que votre contrat prévoit un accueil dédié aux entreprises pour vous permettre de gagner du temps. Certaines enseignes proposent même des ateliers mobiles qui proposent leurs services jusqu’à votre parking, ce qui peut aussi être utile !

Les pneumatiques n’étant souvent pas compris dans ces contrats, il est aussi possible d’externaliser leur gestion. Pour des raisons de sécurité et d’économie, le remplacement des pneus en entreprise doit s’anticiper mais aussi pouvoir être réalisé dans l’urgence. Le pneumatique est un objet de très haute technologie, relativement cher et souvent ignoré. Il n’est donc pas inutile de confier sa gestion à un spécialiste, manufacturier ou non.

Mais si vous voulez profiter de tous ces services à la fois tout en vous simplifiant la vie, il serait sage de ne pas multiplier les interlocuteurs et de vous adresser à des gestionnaires de flotte ou à des loueurs.

Les gestionnaires de flotte

Vous pouvez donc confier la gestion complète de votre flotte à des sociétés spécialisées. Outre les loueurs et les deux acteurs qui ont répondu à nos questions pour monter ce dossier, Traxall France et Bemobi, de nombreuses sociétés proposent, en plus d’un progiciel maison, une offre de service allant du simple accompagnement de son outil à une externalisation complète de la gestion de parc.
Dans ce cas, la société de service prend votre place en tant qu’interlocuteur privilégié auprès des différents acteurs qui gravitent autour de vos véhicules. Elle peut avoir une dimension de conseil, s’occuper de tout ce qui est saisie des données et surtout de leur analyse, la gestion de l’entretien des véhicules, des sinistres, des taxes, des assurances et même des contraventions.

Entre la simple location du logiciel et l’externalisation complète, presque toutes les solutions sont possibles. La société peut même ne gérer qu’une petite partie de vos activités automobiles qui vous posent problème, par exemple seulement le reporting.
Il est à noter que ce type d’outils peut s’adapter à toutes sortes de financements et même chapeauter un parc en Location Longue Durée avec plusieurs fournisseurs dans le but de consolider les données. Les outils de géolocalisation permettent aussi de gérer vos flottes. Ils sont surtout adaptés aux entreprises dont le métier est lié à la mobilité. Dans ce cas, la localisation en temps réel des véhicules sur la route peut permettre une optimisation de leur usage et améliore la visibilité de ce qui se passe sur le terrain. Cette technologie, qui permet désormais d’échanger des informations rapides avec les véhicules, a pour vocation de vous aider à augmenter votre productivité et la qualité de vos services.

D’une manière générale, les bons outils de gestion de flotte doivent vous faire passer d’une perception subjective du coût de vos véhicules à la connaissance de leur coût réel, de manière à choisir les meilleures solutions pour votre société. Leur autre force, et ce n’est pas la moindre, est de vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier. Le choix est varié entre tous les logiciels métier disponibles sur le marché. Pour Laurent Hauducœur, il faut pouvoir adosser sa gestion sur un logiciel métier, on ne peut pas se contenter aujourd’hui d’un simple tableau Excel. Toute une gamme d’outils du plus simple au plus complexe existent, ils font gagner du temps et de l’argent car ils permettent d’éviter des dérives que finissent par coûter très cher.

L’outil que vous choisirez se doit juste d’être dimensionné à vos besoins, au minimum une fois par mois, le kilométrage de chacun de vos véhicules...
À titre d’exemple, Traxall France propose des solutions personnalisées : de la mise à disposition de sa plateforme logicielle, son administration et son paramétrage, à l’externalisation complète de la gestion des flottes. Une société comme Traxall peut prendre en main l’intégration et le traitement des factures fournisseurs, la préparation des éléments nécessaires aux déclarations fiscales et sociales, la gestion des prestations de service liés aux véhicules, celle des affectations des véhicules ou encore la gestion des processus de commande, livraison et restitution, etc.

La LLD

Laurent Hauducœur, le directeur commercial de Traxall France, conseille aujourd’hui la LLD à tous ses clients. C’est un choix conjoncturel fondé sur la réalité du moment. On ne peut pas selon lui parler d’une supériorité de la location longue durée sur l’achat dans l’absolue : cette solution peut dans certains cas revenir un peu plus cher et ne pas convenir à toutes les entreprises. Mais pour ce spécialiste de la gestion de parc, l’évolution législative liée à la transition écologique et à la lutte contre les émissions de CO2, rend extrêmement difficile de se projeter aujourd’hui dans l’état du marché dans deux à trois ans. En particulier, les véhicules diesel, dont sont friands les gros rouleurs et qui se revendaient très bien il y a peu encore, risquent de décrocher complètement dans un futur proche : s’ils continuent à perdre leur avantage fiscal, s’ils sont interdits en ville, etc.

L’intérêt de la location, dans ces conditions, consiste à transférer sur le loueur le risque associé aux fluctuations de la valeur de revente. Selon Laurent Hauducœur, pour vos entreprises, dans les conditions actuelles, opter pour la LLD est une mesure de prudence pour sécuriser le coût de vos parcs.

Historiquement, la location longue durée était d’abord un outil de financement puis est devenu petit à petit essentiellement un outil de gestion. Un chef d’entreprise qui a cinq ou dix voitures, qui a l’habitude de les gérer « à l’ancienne » et de les faire durer six ou sept ans est difficile à convaincre de passer à la LLD. Mais celui qui souhaite ne pas être ennuyé par un parc automobile qui serait aussi une vitrine de son entreprise, avec des voitures récentes qu’il optimise devrait s’intéresser à ce mode d’acquisition… même avec un parc de moins de cinq véhicules.

Pour Karen Brunot, directrice Marketing d’Arval France, si les TPE avaient jusqu’ici peu tendance à se tourner vers la LLD, c’était parce que ces entreprises n’avaient pas conscience des coûts cachés. Il semblerait que la donne soit en train de changer. Pas forcément d’ailleurs grâce à une prise de conscience globale de la notion de TCO mais tout simplement grâce à la pub. Vous n’aurez pas manqué de vous rendre compte que, même pour les particuliers, les prix des voitures sont désormais affichés sous forme de loyers. On peut supposer (et éventuellement regretter) que ces campagnes de publicité massives sont plus efficaces pour changer nos habitudes, vers du mieux ou vers du pire, que les trésors de pédagogie déployées par les loueurs depuis des années.

L’un des arguments importants de la location longue durée, c’est qu’elle libère une capacité de financement pour les entreprises. Mais la location longue durée offre outre l’externalisation du parc, celle de nombreux services de gestion. Pour Karen Brunot, la LLD est bien sûr un mode de maîtrise des coûts mais c’est aussi un mode de gestion qui fait gagner du temps au client. Dans ce but, le modèle ultime est selon elle l’outsourcing. Il s’agit d’externaliser complètement la gestion du parc depuis la mise à la route jusqu’à la restitution.

Le service Arval outsourcing solution permet ainsi aux entreprises d’optimiser leur temps en leur donnant des indicateurs de qualité ou de performance. Dans le portefeuille d’Arval, aujourd’hui, les PME se tournent apparemment massivement vers cette solution. Au premier semestre 2017, les contrats de sous traitance du loueur ont augmenté de 30 %. Ce dispositif avancé en matière de gestion de parc automobile commence par l’analyse des besoins particuliers de l’entreprise, se poursuit avec un rapport de préconisations, l’implémentation des outils, la réforme de votre gestion de parc et la gestion intégrale de vos conducteurs. Pour Laurent Hauducœur, l’un des autres intérêts de travailler avec des loueurs longue durée c’est qu’ils sont toujours bien informés et qui si on a de bonnes relations avec eux ils pourront s’impliquer et faire bouger les lignes pour vous.

Car l’une des premières missions du loueur est d’être un conseiller et d’abord sur le choix des véhicules. S’il n’est pas l’émanation directe d’un constructeur, il est en principe un spécialiste de l’automobile assez indépendant pour vous proposer le véhicule le mieux adapté à vos besoins. En théorie il vous donnera accès à pratiquement tous les véhicules. Mais les loueurs négocient bien sûr de leurs côtés des tarifs préférentiels avec certaines marques ou sur certains modèles qu’ils privilégieront en vous proposant des tarifs plus intéressants et en se réservant une marge plus substantielle. En outre, son tarif prend fortement en compte la valeur résiduelle projeté de la voiture, si vous choisissez une voiture trop difficile à revendre, elle vous coûtera plus cher. À vous de négocier au mieux en toute connaissance de cause.

L’une des principales vertus de la LLD en tant que forme de financement est de permettre à votre entreprise de savoir assez précisément à l’avance ce que va lui coûter un véhicule sur 18, 24 ou même 36 mois. C’est un avantage mais si on est habitué à raisonner seulement en termes de prix pour son ou ses véhicules, le coût réel peut paraître exorbitant (en moyenne 10 000 euros par an  !) En location longue durée, les véhicules sont toujours relativement récents et coûtent donc moins en entretien, sont en principe plus sécurisant, moins consommateur de carburant, moins polluant et donc généralement moins coûteux aussi en termes de taxes.

Les deux grandes variables du loyer sont la durée du contrat et la distance projetée. Mais si vous êtes amené à changer en cours de contrat vous risquez de payer des pénalités. Pour Laurent Hauducœur, si la LLD semble en ce moment le mode d’acquisition à préférer, il faut prendre quelques précautions. D’abord, selon lui, quelle que soit la taille de votre entreprise ou de votre parc, ce qui est fondamental c’est d’avoir un bon contrat, c’est-à-dire un contrat flexible, sécurisé et adossé à une grille de fluidité. Le loueur fournit au départ une matrice de prix de loyers.

Si les distances parcourues varient ou que la durée du contrat, pour une raison ou pour une autre, est raccourcie, le client sait à l’avance comment le prix va évoluer. Comme vous négociez en amont avec le loueur, vous évitez les mauvaises surprises. Par ailleurs, le directeur commercial de Traxall France vous conseille, à partir du moment où votre parc atteint la vingtaine de voitures, de prendre exemple sur les grands comptes et de travailler avec deux loueurs. Ainsi, il est possible à chaque nouveau besoin de les mettre en concurrence et de garder sur eux une pression commerciale constante.

D’autres outils dont vous pouvez vous inspirer

Pour Karen Brunot, la Car Policy est la première brique à mettre en place dans les flottes. D’abord définissons ce qu’est cette politique automobile dans une entreprise. Il s’agit d’une charte définissant pour votre flotte, des règles d’attribution des véhicules de fonction ou de service en fonction d’une grille et des règles d’usage. Dans des secteurs ou le recrutement des collaborateurs est une compétition, une car policy bien pensée peut faire la différence à rémunération identique. Arval peut accompagner la mise en place d’une Car Policy dans les PME comme elle le fait dans les grandes entreprises, elle sécurise ainsi son image avec des véhicules parfaitement adaptés.

Pour Laurent Hauducœur, définir une car policy consiste à réaliser le point d’équilibre entre maîtriser les coûts et attirer des talents. Mais selon lui, la mise en place de ce type de politique est disproportionnée pour une entreprise dont le taux de renouvellement annuel est inférieur à 20 véhicules. Dans ce cas, il préconise plutôt une approche par segments. Définir une Car Policy n’a rien d’obligatoire même dans les grandes flottes. Mais rien n’interdit même dans les petites structures d’avoir des règles d’usage et éventuellement d’attribution des véhicules claires pour éviter certains litiges.

Arval propose aussi d’accompagner leurs interlocuteurs qui ne sont pas forcément des spécialistes du fleet management. La loueur propose des formations entre autre à travers de MOOC et une plate-forme communautaire My arval community sur laquelle les gestionnaires de parc peuvent s’inscrire de façon anonyme pour poser des questions ou contribuer à des échanges.

Pour des raisons économiques, fiscales et parfois écologiques et citoyennes, les grandes entreprises sont amenées à se tourner vers des solutions automobiles relativement innovantes. D’un point de vue matériel, il s’agit souvent de faire évoluer sa flotte du diesel vers l’essence, l’hybride ou l’électrique. S’il est difficile de copier le cas hors norme de la Poste qui a utilisé son premier véhicule électrique dès 1901 et possède aujourd’hui la plus grande flotte électrique au monde, on peut s’en inspirer. Ce n’est pas le thème de ce dossier mais une flotte qui s’externaliserait aujourd’hui se devrait de se poser la question de l’évolution de sa flotte en termes de motorisations.

La mobilité

La gestion de parc rejoint également les questions liées à la mobilité. Un audit de vos déplacements peut vous conduire à trouver des solutions de déplacement sans ou avec moins de voitures. Delphine Janicot directrice générale de Bemobi, accompagne les entreprises et collectivités publiques sur la question de la mobilité dont la gestion de flotte n’est qu’un aspect. La filiale de la Poste qui intègre Greenovia, Véhiposte et Mobigreen intervient à partir d’un diagnostic en proposant pour tout ce qui concerne la mobilité incompressible un panel de conseils en mobilité sur mesure visant à améliorer le TCO de ses clients, formation de gestionnaires de parc automobile, des formations à la sécurité routière du 2 roues au poids lourds, etc. L’enjeu pour Bemobi est de comprendre les contraintes opérationnelles pour rationaliser la flotte.

Alors, partant du principe que la meilleure mobilité est celle qu’on évite, Bemobi propose aussi dans certains cas des solutions déconcertantes lorsqu’on ne pense que voiture mais qui, en fonction des situations, peuvent marcher  : l’autopartage entre salariés ou entre entreprises, le co voiturage, ou même le vélo partage par exemple. Ces solutions peuvent faire sourire et ne s’adaptent pas à toutes les situations mais, gérées avec des moyens modernes, elles s’avèrent plus viables qu’on ne l’imagine. En transférant la part de rémunération qu’est le véhicule de fonction vers un crédit mobilité, l’approche se veut très opérationnelle et vise à créer de la valeur.

Les moyens modernes qui permettent ce type d’évolution sont principalement les outils télématiques et de géolocalisation. De nombreuses données provenant du véhicule peuvent être collectées en direct et traiter par des logiciels dédiés  : la localisation du véhicule, son état et même le comportement du conducteur peuvent remonter jusque dans vos entreprises. Le traitement à distance de ces données ouvre bien sûr bien une infinité de possibilités. Elles permettent par exemple d’améliorer le suivi d’exploitation, la gestion de parc, la gestion du carburant, la traçabilité des produits et des interventions, le suivi des données techniques des véhicules et donc leur entretien, les plannings de tournée et d’optimiser votre mobilité.

Ces fonctionnalités souvent intégrées dans des « outils métiers » sont encore plutôt destinées à des entreprises aux besoins très spécifiques. Mais pour elles, le retour sur investissement est assez direct ne serait-ce qu’à travers la chasse au gaspillage de carburant ou l’optimisation du nombre d’interventions, de livraisons ou de visites commerciales. Des solutions moins onéreuses existent pourtant pour les plus petites entreprises dont le transport est le cœur de métier. Ils permettent d’optimiser la gestion des flottes, certains opérateurs en téléphonie mobile et des loueurs longue durée peuvent vous les proposer.

Dossier réalisé par Guillaume Roul

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