Automobiles et déplacements professionnels des TPE PME PMI

Parmi les multiples responsabilités que doivent assumer les dirigeants d’entreprise, celle de la sécurité au travail est primordiale puisqu’en cas d’accident, leur responsabilité peut être engagée. Il convient donc de déterminer et d’analyser précisément les risques liés à la route et de mettre en place des plans d’action pour améliorer le bilan sécuritaire de l’entreprise. avec, à la clé de réelles économies.

Les accidents de la route, y compris le trajet domicile – travail, reste encore aujourd’hui la première cause d’accidents mortels en entreprise. Il est donc essentiel de prendre en compte cet aspect de la vie quotidienne en entreprise et ne pas hésiter à mettre en place des actions afin de diminuer le risque d’accident des collaborateurs de l’entreprise.

Opteven Guillaume Cazenave

Pour cela, il convient avant toute chose de se pencher sur la question des accidents routiers dans le cadre de l’entreprise en faisant une analyse précise de la situation. « Afin de mettre en place un plan d’action au niveau de la prévention du risque routier, les responsables de l’entreprise doivent avant toute chose connaître les accidents qui ont eu lieu et tous les accidents, du plus grave au plus bénin, comme une rayure ou une touchette lors d’un stationnement.

Cette démarche n’est pas forcément évidente dans la mesure où la plupart des responsables, comme la plupart d’entre nous, considèrent que les accidents sont toujours « l’affaire des autres ». Cela n’arrive pas chez moi ou alors c’est à cause d’éléments extérieurs ou d’impondérables. Cela n’est bien évidemment pas toujours vrai et pour coller à la réalité de l’accidentologie de l’entreprise, il faut définir quel type d’accident a eu lieu, la fréquence, éventuellement les conditions géographiques, etc. Il ne faut pas oublier qu’ici comme ailleurs, la règle des 20/80 s’applique : environ 20 % des conducteurs de véhicules en entreprise sont responsables de 80 % des accidents.

Cette action est assez simple à mettre en œuvre et permet de constituer une base statistique » expose Jean-Philippe Monnatte, directeur général L’Automobile Club Prévention. Henri-Bernard Zdroui, manager assurance Fleet Services chez GE Capital précise : « le dirigeant de PME est, par définition, multitâches et n’a pas forcément beaucoup de temps à consacrer à cela. Il a besoin d’aide pour la recherche et l’analyse de ces informations concernant la sinistralité de son parc de véhicules. A partir de ce bilan, nous pouvons lui fournir des solutions efficaces afin de diminuer sa sinistralité.

Nous, loueurs, sommes capables d’effectuer cette analyse quelle que soit la taille de l’entreprise. Nous disposons, dans le cadre de nos contrats de location longue durée et de règlement des sinistres si l’assurance est incluse, de beaucoup d’éléments d’analyse ». « Le problème est que nous travaillons généralement a posteriori sur les sinistres et sous forme déclarative. Il est aujourd’hui possible d’aller plus loin. C’est ce que nous proposons pour certaines flottes d’entreprise en partenariat avec TomTom Business Solutions.

GE Capital Henri Bernard Zdroui

Nous mettons un boîtier de recueil des données du véhicule à bord. Ce système embarqué permet d’avoir un aperçu de la conduite et sur le comportement de conduite en fonction de quatre critères :
– a) le respect des limitations de vitesse, la vitesse moyenne, les excès de vitesse en fonction de l’environnement ;
– b) le temps d’arrêt moteur tournant ;
– c) les accélérations et freinages non conformes ;
– d) la consommation de carburant.
Ces différents éléments permettent une appréciation fine des conditions réelles d’utilisation des véhicules et de déterminer les actions à mettre en place » souligne Patrick Clemens, Directeur du réseau Eventkit. « Lorsque l’on parle de sinistre, on réduit souvent le champ d’investigation aux seuls conducteurs ayant eu des accidents et les dirigeants ont tendance à ne s’occuper que des conducteurs ayant eu des sinistres en année n-1.

La bonne démarche est de se préoccuper de tous les conducteurs susceptibles d’avoir un accident » précise Henri-Bernard Zdroui. « Il ne faut pas perdre de vue non plus que plus de la moitié des accidents mortels en entreprise ont lieu lors du trajet domicile-travail, ce qui explique l’accent mis par la CNAM sur ce point. Pour que ce sujet soit bien traité en interne, il faut que l’entreprise se l’approprie. Le recours à un prestataire de service extérieur permet de positionner le risque de l’entreprise en regard avec d’autres sociétés de secteur et/ou de taille similaires, d’où une mise en perspective et une analyse pertinente » souligne Jean-Philippe Monnatte.

« Dans les TPE et PME, il faut des systèmes simples et faciles à mettre en place ; si le système est trop complexe ou trop lourd, sa mise en place ne se fera pas correctement. Il faut partir d’éléments pragmatiques comme la disparition de la prime liée à l’état du véhicule. Auparavant, les responsables des entreprises jetaient un coup d’œil régulier aux véhicules et une prime était décernée aux salariés prenant soin de leur véhicule. Ce type de procédure, ultra simple mais efficace a aujourd’hui disparue, ce qui est regrettable. Les petits dégâts sont le signe avant-coureur d’une sinistralité plus forte » rappelle Sébastien Rio, chef de marché marketing chez Fraikin.

Fraikin Sébastien Rio

« Pour qu’une action de prévention des risques routiers soit efficace, les entreprises doivent se l’approprier. L’apport d’un prestataire extérieur n’est pleinement efficace que s’il s’accompagne de l’implication des responsables de l’entreprise » conclut Henri-Bernard Zdroui.

Les responsabilités du chef d’entreprise

En tant que gérant, le chef d’entreprise endosse de nombreuses responsabilités y compris au niveau du parc de véhicules et de la gestion des déplacements de ses collaborateurs. « Le chef d’entreprise a l’obligation, du point de vue de la sécurité, de rédiger et de mettre en place le « document unique ». Or, dans les entreprises de moins de 20 salariés, peu de documents uniques ont été réalisés » regrette Patrick Clemens, Directeur du réseau Eventkit. « On peut considérer qu’environ 50 % des entreprises n’ont pas réalisées leur document unique ou n’a pas mis en place le plan de formation qu’il comprend.

Or, désormais, les pouvoirs publics insistent sur ce point et mettent une véritable pression sur les responsables du risque routier au sein des entreprises via l’inspection du travail » explique Jean-Philippe Monnatte, directeur général L’Automobile Club Prévention. « Le chef d’entreprise a l’obligation d’analyser les risques, dont le risque routier, présents dans sa société puis de mettre en place un plan d’action. Les dirigeants méconnaissent le risque routier et ses conséquences financières avec l’augmentation des cotisations sociales de plusieurs dizaines de milliers d’euros qu’un accident grave ou un décès peuvent entraîner » rappelle Patrick Clemens.

« Nous rencontrons généralement deux freins dans les entreprises pour la mise en place de plans d’actions : d’une part le frein financier avec la volonté d’obtenir du résultat avant même d’avoir investi ; d’autre part au niveau de l’investissement temps des collaborateurs qui représente pour les responsables une perte de productivité du fait de l’absence de ce collaborateur durant la formation » affirme Henri-Bernard Zdroui.

« Nous rencontrons fréquemment cette objection du temps « perdu » ou en tous cas non productif des collaborateurs. Il ne faut pas oublier que le coût total d’un arrêt de travail immobilisant ou mortel est d’environ 129 000 euros avec une durée d’arrêt moyenne du collaborateur de deux mois. Ces deux valeurs sont à rapprocher du temps passé et du coût d’une formation. Les dirigeants d’entreprises doivent conserver à l’esprit que le risque routier est un risque professionnel pour les personnes utilisant les ressources de l’entreprise et donc que leur responsabilité pénale peut être engagée.

Evenkit Patrick Clemens

Enfin, lorsqu’un plan d’action de prévention est mis en place, les taux de cotisations peuvent être minorés. En additionnant tous ces éléments, on se rend compte que les gains liés à un tel plan de formation et de prévention peuvent être énormes » tient à souligner Gildas Besnou, Responsable Marketing au sein de la Direction Marketing & Communication d’Arval France.

« Pour pallier le frein de l’absence du collaborateur lors de sa formation, GE Capital vient de lancer un tout nouveau programme de formation Safe Solution qui repose sur trois packs : le premier est en e-learning (formation théorique sur internet), le second y ajoute le simulateur et le troisième est en coaching avec un formateur pendant deux heures. Avec ces packs, c’est le collaborateur qui choisit quand il souhaite suivre ces formations, en fonction de ses propres contraintes et où il souhaite recevoir la formation en coaching. Cela devrait permettre de lever le frein liée à l’immobilisation des collaborateurs » sourit fièrement Henri-Bernard Zdroui.

Gestion des déplacements

Les formations liées à la sécurité et à la réduction du risque routier, de par leur contenu, intègrent une partie « éco-conduite » ce qui permet à l’entreprise de diminuer son risque routier mais aussi de générer des économies comme l’explique Sébastien Rio, chef de marché marketing chez Fraikin : « un autre sujet d’actualité préoccupe les dirigeants d’entreprise : c’est celui de la diminution des émissions de CO2. A titre d’exemple, tous nos véhicules sont équipés d’un boîtier d’éco-conduite qui peut générer une économie de carburant pouvant aller jusqu’à 35% du coût global de la flotte. Car cet aspect financier est lié en plus à une action sur le comportement routier.

Automobile Club Prévention Jean Philippe Monnatte

Une conduite plus coulée génère à la fois une diminution de la consommation de carburant mais aussi une baisse de la sinistralité ». « Les formations à l’éco-conduite sont tout d’abord basées sur une volonté de générer des économies. Cela étant, il y a de nombreux chevauchements entre éco-conduite et diminution des risques routiers que nous devons travailler davantage » ajoute Patrick Clemens.

« Lorsque nous associons l’assurance au contrat de location longue durée, il nous est plus facile d’aller vers le client après sinistre. Nous proposons aux responsables de l’entreprise d’avoir une démarche pro-active et de déterminer le poids du conducteur dans le coût global. Il faut savoir qu’environ 50 % des postes de coût des véhicules sont « à la main » du conducteur. D’où l’importance de sensibiliser nos clients sur le rôle du conducteur et de mettre en place des formations à l’éco-conduite ou d’équiper les véhicules en télématique permettant une remontée des données du véhicule et une analyse du comportement du conducteur.

En outre, ces boîtiers télématiques permettent un bon monitoring après la formation et de s’assurer que le conducteur applique les conseils prodigués lors de la formation » affirme Gildas Besnou. Cela étant, il faut aussi que l’intégralité des déplacements présents dans et autour de l’entreprise soient pris en compte dans le plan de déplacement : « La principale difficulté reste le manque de prise de conscience du besoin de formation dans l’entreprise. Il faut donc aborder les entreprises en faisant l’analyse de l’ensemble des trajets des collaborateurs : comment les salariés viennent dans l’entreprise ? ; comment effectuent-ils leurs trajets dans la journée ? ; quels sont leurs trajets professionnels ? Quels sont les trajets effectués par les fournisseurs et prestataires de l’entreprise ? » poursuit Gildas Besnou.

« Il n’y a effectivement pas que la voiture des collaborateurs à prendre en compte. Il faut étudier toute l’organisation de l’entreprise, son mode de fonctionnement et l’intégralité de son environnement. Ainsi, des prises de rendez-vous pour les commerciaux avec de trop grandes distances à parcourir au quotidien doivent générer une remise en cause de ces déplacements sources de sinistres, les commerciaux ayant alors tendance à rouler trop vite ou en état de stress pour parvenir à réaliser leur mission » analyse Henri-Bernard Zdroui.

Arval Gildas Besnou

« Le problème fondamental revient à aborder les différentes situations à risques dans l’entreprise. En tant que société d’assistance, nous sommes appelée à intervenir dans des situations très diverses » explique Guillaume Cazenave, responsable marketing chez Opteven. « Il faut résonner de façon globale et aller chercher les coûts indirects induits par les accidents comme le coût de la franchise, de la voiture de remplacement ou encore le temps perdu en procédures administratives. On considère que ces coûts induits représentent de deux à cinq fois ceux des coûts directs » souligne Jean-Philippe Monnatte, directeur général L’Automobile Club Prévention.

Une implication sur le long terme

« Nous savons tous que mettre en place une formation à l’éco-conduite et aux risques routiers permet une baisse importante dans les jours qui suivent puis, le temps passant, on assiste généralement à une érosion avec une remontée des comportements à risques après. Notre rôle est avant tout de permettre une baisse la plus forte possible afin de permettre aux entreprises d’améliorer au final leur bilan par rapport à la situation antérieure.

Pour que les bons résultats perdurent, il faut une relance régulière. C’est gagné quand les conseils prodigués lors des formations deviennent un réflexe pour les conducteurs. Pour que cela fonctionne efficacement, il faut impliquer régulièrement les collaborateurs par un courrier ou un mail de la part du chef d’entreprise par exemple » explique avec philosophie Henri-Bernard Zdroui. « Les formations doivent s’inscrire dans la durée » confirme Jean-Philippe Monnatte. Mais, alors, quelles formations mettre en place et les formations purement théoriques suffisent-elles ? « Oui, elles peuvent suffire avec un accompagnement sur simulateur qui permet aux conducteurs de vivre des situations proches de la réalité.

En outre, l’avantage du simulateur est la possibilité de se rendre sur sites » affirme Patrick Clemens, Directeur du réseau Eventkit. « En ce qui me concerne, je plaide en faveur d’une formation réelle sur piste qui permet aux « élèves » de vivre des situations réelles et qui restent en mémoire plus longtemps. Personne ne pense pouvoir mieux conduire ; or, chaque conducteur peut améliorer son comportement sur la route. Le fait de vivre cela en vrai permet de renforcer la motivation personnelle de chacun » enchérit Jean-Philippe Monnatte, directeur général L’Automobile Club Prévention. Patrick Clemens, Directeur du réseau Eventkit, réagit aussitôt : « je ne veux pas mettre un outil pédagogique en opposition avec un autre. Nous avons tous un même cœur de métier.

A partir de là, et en fonction de la disponibilité des collaborateurs de l’entreprise, nous pouvons proposer diverses solutions. La simulation est sans aucun doute moins spectaculaire que le circuit et son vécu mais elle permet une mise en situation enregistrée et une analyse des comportements face à une situation strictement identique ». « Les différents cas de figure peuvent être envisagés en fonction du temps dont disposent les collaborateurs » confirme Raphaêl Dheilly, chef de projets chez ALD Automotive. Un point de vue que partage également Gildas Besnou : « la mixité des moyens est essentielle.

Le simulateur permet de générer facilement des économies de carburant. Avec le circuit, on touche au plaisir avec des sensations fortes et des « faits marquants » qui restent en mémoire. Enfin, la route permet de se rendre compte qu’il est possible de mettre en pratique quotidiennement les conseils prodigués lors de la formation ».

Combien ça coûte ?

« Une formation à l’éco-conduite coûte entre 15 à 200 € par personne » lance Gildas Besnou. « Une telle formation coûte environ 250 € chez nous, le coût plus élevé s’expliquant par notre formation sur circuit. Ce prix suppose qu’il y ait trois stagiaires à la fois. Ce qui est intéressant pour les stagiaires puisqu’ils voient les autres conduire ce qui permet d’observer le comportement des autres, de discuter, de les ouvrir à la formation » explique Jean-Philippe Monnatte.

Selon Henri-Bernard Zdroui « Le coût d’une formation varie, par personne, de 20 à 140 €. Les 20 € correspondent à une formation par e-learning, celle à 140 € pour une formation avec simulateur pour 10 personnes. Il faut proposer différentes formules en fonction des demandes des entreprises et en fonction du degré d’implication de l’entreprise. Après, il faut un rappel fréquent tous les deux ou trois mois pour maintenir un « éveil » auprès des collaborateurs par rapport aux mesures de sécurité mises en place lors de la formation ».

ALD Automotive Raphael Dheilly

« La formation n’est pas tout. Il faut un monitoring quotidien. Une part de rémunération variable auprès des salariés permet d’avoir une action supplémentaire sur l’accidentologie » rappelle Sébastien Rio, chef de marché marketing chez Fraikin. « Les séminaires réguliers, notamment avec les commerciaux, sont une belle opportunité pour nous. Ils permettent en plus de mettre en place une proximité supplémentaire entre les formateurs et les salariés et donc de répondre à certains problèmes précis rencontrés par les salariés dans le cadre de leur mission » affirme Patrick Clemens.

« Les formations à l’éco-conduite permettent aux chefs d’entreprise d’obtenir un retour sur investissement assez rapide. En outre, cela permet ensuite une mise en place plus facile d’un programme pour améliorer la sécurité dans l’entreprise et permettre une prise en charge de ce sujet par l’entreprise » conclut Sébastien Rio, chef de marché marketing chez Fraikin.

Un point de vue partagé par Guillaume Cazenave, responsable marketing chez Opteven : « L’éco-conduite est un point d’entrée pour agir sur la sinistralité dans l’entreprise. Pour favoriser la prévention, il faut une « carotte » économique comme l’éco-conduite qui permet de diminuer le coût de la flotte rapidement. Il convient ensuite d’adapter les formations suivantes en fonction des attentes et du budget de l’entreprise ».

Le Plan de Déplacement en Entreprise : une nécessité

A partir du moment où des salariés sont appelés à se déplacer dans le cadre de leur activité professionnelle, l’entreprise doit mettre en place un plan de déplacement en entreprise (ou PDE). De quoi s’agit-il précisément ? « Un PDE consiste à déterminer comment j’organise la mobilité dans mon entreprise. Cela concerne les collaborateurs mais aussi les fournisseurs et prestataires de l’entreprise » explique Gildas Besnou. « Il s’agit aussi de l’organisation des déplacements et des rendez-vous.

Cela va jusqu’à la non-utilisation du véhicule lorsque cela est possible » précise Henri-Bernard Zdroui. « Et il ne faut pas non plus oublier d’y intégrer les déplacements domicile – travail à partir du moment où le salarié utilise un véhicule de l’entreprise » souligne Jean-Philippe Monnatte. « Le chef d’entreprise doit en effet avoir un regard sur le trajet domicile travail dans la mesure où ils représentent une part importante des accidents routiers » confirme Patrick Clemens. Quant à savoir si les responsables peuvent demander à vérifier les permis de conduire des collaborateurs, Gildas Besnou précise que « les entreprises peuvent demander les permis de conduire dans le cadre d’une mission.

En revanche, il est interdit de vérifier le nombre de points restant ». « Il y a un moment où l’entreprise peut voir si le salarié est titulaire du permis de conduire : c’est à l’embauche. Il faut aussi signaler que si un conducteur de l’entreprise conduit sans permis dans le cadre de son travail, la responsabilité de l’employeur peut être engagée » précise Henri-Bernard Zdroui. Gildas Besnou ajoute alors : « L’entreprise a le droit de demander une copie du permis de conduire du salarié à l’embauche. Elle peut également demander régulièrement une déclaration sur l’honneur attestant de la validité du permis à condition que le salarié utilise un véhicule de la société ».

A l’heure où le budget automobile ne cesse de croître, notamment à cause de l’augmentation du prix des carburants, le PDE peut également inclure des moyens de mobilité alternatifs. « A partir d’une certains distance et en prenant en compte la facilité d’accès aux lieux de rendez-vous des collaborateurs, il peut devenir intéressant pour l’entreprise de choisir un mode de transport alternatif ou d’avoir recours à des relations à distance » rappelle Henri-Bernard Zdroui. « Un de nos clients, une entreprise de SAV, a revu la planification de sa tournée grâce la géolocalisation incluse dans son PDE.

Cela a permis des gains de temps permettant à la fois de réduire les risques, le temps passé, les kilomètres parcourus et la pollution. Le temps dégagé a même permis une visite supplémentaire chez les clients finaux » explique Patrick Clemens. « Il faut faire attention avec ce genre de procédure » réagit immédiatement Gildas Besnou, qui poursuit : « Il convient de ne pas être hypocrite avec ces sujets là dans la mesure où la baisse des risques est parfois plus que compensée par l’augmentation du nombre de visites par jour. La géolocalisation entraîne une baisse du stress au volant ce qui est positif. Mais il ne faut pas que cela entraîne une surcharge de travail ».

groupe table ronde Prévention Kilomètres Entreprise

Ce plan de déplacement en entreprise doit également prendre en compte les collaborateurs faisant appel aux indemnités kilométriques. « Les salariés en IK ont une sinistralité voisine voire supérieure aux flottes en location longue durée. Cela est souvent lié à l’entretien des véhicules » explique Jean-Philippe Monnatte. « Il faut souligner qu’en cas de véhicules en IK, la responsabilité du chef d’entreprise est identique à partir du moment où les salariés utilisent leur véhicule dans le cadre de leur mission » souligne Henri-Bernard Zdroui.

Le mot de la fin revenant à Gildas Besnou : « La prévention du risque routier est une formidable opportunité pour le loueur de remettre l’homme au centre de l’entreprise. Nous parlons avec les responsables de l’entreprises non plus de charges mais de ressources, ce qui est particulièrement plaisant et permet de donner un peu plus d’humanité à nos relations ».

Propos recueillis par guillaume GENESTE
Table Ronde animée par Louis DAUBIN

Les participants de la table ronde :

– Sébastien Rio, chef de marché marketing chez Fraikin : « « La formation n’est pas tout. Il faut un monitoring quotidien. Une part de rémunération variable auprès des salariés permet d’avoir une action supplémentaire sur l’accidentologie »

– Henri-Bernard Zdroui, manager assurance Fleet Services chez GE Capital : « le dirigeant de PME est, par définition, multitâches et n’a pas forcément beaucoup de temps à consacrer à cela. Il a besoin d’aide pour la recherche et l’analyse de ces informations concernant la sinistralité de son parc de véhicules »

– Jean-Philippe Monnatte, directeur général L’Automobile Club Prévention : « Dans les TPE et PME, il faut des systèmes simples et faciles à mettre en place ; si le système est trop complexe ou trop lourd, sa mise en place ne se fera pas correctement »

– Patrick Clemens, Directeur du réseau Eventkit : « Les dirigeants méconnaissent le risque routier et ses conséquences financières avec l’augmentation des cotisations sociales de plusieurs dizaines de milliers d’euros qu’un accident grave ou un décès peuvent entraîner »

– Raphaêl Dheilly, chef de projets chez ALD Automotive : « Les différents types et supports de formation peuvent être envisagés en fonction du temps dont disposent les collaborateurs en interne »

– Gildas Besnou, Responsable Marketing au sein de la Direction Marketing & Communication d’Arval France : « Les dirigeants d’entreprises doivent conserver à l’esprit que le risque routier est un risque professionnel pour les personnes utilisant les ressources de l’entreprise et donc que leur responsabilité pénale peut être engagée »

– Guillaume Cazenave, responsable marketing chez Opteven : « L’éco-conduite est un point d’entrée pour agir sur la sinistralité dans l’entreprise. Il convient ensuite d’adapter les formations suivantes en fonction des attentes et du budget de l’entreprise ».